¿Qué hace una wedding planner exactamente?

¿Qué hace una wedding planner exactamente?

Un trabajo de más de un año

 ¡Hola novia!

Hoy te contamos qué hace extactamente una wedding planner. Cuáles son son tareas durante el año de la organización, el día de la boda y cuáles no lo son.

La mayoría de veces se empieza a trabajar con la pareja con un año de antelación, si son extranjeros, por lo general, un poco más de tiempo y actualmente por el “boom” de las bodas ya hemos empezado con la organización de bodas para 2023, puesto que para 2022 ya está todo completo en temporada alta. Escucha aquí la entrevista que nos hicieron el pasado viernes en IB3 rádio sobre el boom de las bodas. 

No somos Google

Es así y lo aceptamos. Siempre lo decimos: las wedding planners “no somos Google” y nuestro trabajo es mucho más completo y complejo.
No nos ceñimos a enviar un listado de fincas/catetings/fotógrafos… de la isla, sino ofrecer aquellos proveedores que se ajustan a vuestros gustos, presupuesto y el estilo de boda que queréis hacer. 

Por eso es tan importante una primera reunión para sacar el máximo de información posible y hacer realidad vuestra boda. 

  •  ¿Qué tipo de ubicación buscáis?
  • ¿Cuáles son vuestras necesidades en el lugar de celebración? 
  • ¿Qué tipo de boda os gustaría hacer? 
  • ¿Qué es aquello que NO puede faltar? 
  • ¿Por qué habéis decidido casaros?  
  • ¿Cón qué presupuesto contáis para invertir en vuestra boda? 
  • ¿Qué  es aquello a lo que podríais renunciar o que es menos necesario para vosotros? 
  • ¿Qué es lo que más os ilusiona de la boda? 
  • etc….
La organizadora de bodas ha de  conocer vuestros sueños y expectativas para poder ofrecer aquello que más se ajusta (o al menos, lo máximo posible) para hacer la boda realidad.  

Mucho más que buscar los proveedores

Pues si, nuestro trabajo es muuuucho más que buscar proveedores, se podría decir que es un trabajo de acompañamiento total durante la organización de la boda. 

Concertar citas, acompañar a los novios a conocer los proveedores, actualizar la ficha de pagos, visitas a hoteles y fincas, buscar ideas que puedan encajar, asesoramiento protocolar, gestión de contratos y pagos con los proveedores, resolución de imprevistos, diseño y montaje del banquete, diseño del estilo de la boda en general, gestión y coordinación con los proveedores, prueba de menú, etc.

Además de la gestión de todas las emociones que se viven durante la organización, que no son pocas, queramos o no, durante ese año que trabajamos con la pareja se viven muchas cosas y se tienen sentimientos de toda clase: la mayoría son sentimientos alegres, pero es verdad que a veces las parejas pasan por momentos de frustación o más difíciles (lo hemos visto mucho más en la época de la pandemia) y la wedding planner está allí. Se podría decir que es la persona de confianza en esos momentos. 

El día de la boda

El trabajo de la wedding planner el día de la boda es coordinar a todos los proveedores pero también estar con los novios. Esa es una de las principales diferencias de una organizadora de bodas a lo que te puede “vender” un catering cuando te dicen que tienen el servicio de “wedding planner”. 

Por lo general la organizadora de bodas está desde que empiezan los preparativos de la novia y la ayuda con el tema del estilismo dejando todo preparado para que cuando llegue el fotógrafo lo tenga todo mucho más a mano y no tenga que estar “molestando” a la novia. También está con ella a la hora de vestirse, para ayudarla en  lo que haga falta (cortar una etiqueta, abrochar los botones, colocar en cancan, ponerle los zapatos, etc… ). Es uno de los momentos más bonitos del día para la novia y por supuesto la organizadora está allí para lo que pueda necesitar. En definitiva, hacemos que todo fluya, facilitamos el trabajo del fotógrafo y marcamos los tiempos. 

También repasamos con los proveedores cada una de las tareas: 

  • Las canciones principales con los músicos.
  • Las pruebas del micro con el dj.
  • El montaje de las mesas: dónde van los niños, si es necesario trona o un hueco para el cochecito. 
  • La orden de servicio del catering, el timing, los menús especiales y otra información necesaria. 
  • Coordinar la llegada de proveedores y los montajes de decoración e iluminación.
  • Es importante estar en el lugar del banquete desde el primer momento para responder a las dudas que puedan surgir a los proveedores. 
  • Resolver los inconvenientes que puedan surgir en cuanto a montaje o meteorología. 
 Una vez empieza el show la wedding planner y su equipo se encargan de: 
  •  Recibir a los invitados.
  • Indicarles la hora de la entrada a la ceremonia y si hay un lugar reservado para ellos. 
  • Coordinar el cortejo nupcial y dar las indicaciones a los proveedores para que estén “a punto”: música, sacerdote/ceremoniante, fotógrafo, vídeo….
  •  Coordinar las fotos importantes en el altar y otras necesarias.
  • Repartir pétalos/ arroz en caso de que no lo hagan las damas de honor. 
  • Marcar los tiempos y avisar al catering y los proveedores que sean necesarios.
  • Coordinar la entrada al banquete e indicar a los invitados su mesa.
  • Coordinar los momentos importantes durante el banquete: regalos especiales, discuros, sorpresas, corte de tarta, entrega o lanzamiento del ramo, etc.
  • Ayudar a la novia en caso que tenga que cambiar de estilismo. 
  • Coordinar la apertura de la barra libre y el baile nupcial.
  • Supervisar que la fiesta, el servicio de barra libre  y otros proveedores involucrados (ej. photomatón) están funcionando correctamente. 
  • Repasar momentos importantes: resopón, finde la fiesta, salida de autocares si los hay y recogidas de los proveedores. 
  • Y por supuesto, ver que los novios están felices y disfrutan de su día. 

Lo que no hace una wedding planner

Muchas veces se puede confundir nuestro trabajo, una wedding planner NO está para encender las velas o colocar mil cosas, una wedding planner está para coordinar que todo se haga en el momento que toca y por supuesto resolver los inconvenientes que puedan surgir.

La organizadora puede poner parte de su equipo a hacer diferentes tareas necesarias: poner los nombres en las mesas, encender las velas, colocar las chuches que han comprado los novios, pero al no estar dentro de sus funciones lo más normal es que cobre por esa persona extra. 

La wedding planner tiene que repasar con cada uno de los proveedores sus tareas y tiempos e avisarles si hay cambios, pero también tiene que confiar en la profesionalidad de los proveedores. Es decir, dejar que sean ellos quienes gestiones sus equipos. Por ejemplo, como wedding planner no puedo “controlar” todo lo que pasa, ya sea con los proveedores como con los invitados. No puedo ir detrás del fotógrafo para ver si ha hecho todas y cada una de las fotos importantes, para eso se le pasa una ficha una semana antes y se repasa junto a él. Tampoco puedo estar pendiente de todos los platos que salen de cocina, pues ese es el trabajo del maitre. 

La wedding planner tiene que marcar los tiempos y por eso es tan importante que ella SI conozca las sorpresas que pueden haber para los novios, en caso contrario es posible que haya modificaciones innecesarios en el timing. Además, si sabe estas cosas con antelación puede ayudar a los invitados a hacerlo todo más fácil, pero si no lo sabe es posible que el día de la boda no pueda ofrecerles todo lo que necesitan. 

Y por último, como decíamos al principio, la wedding planner tiene que ofrecer aquellos proveedores que más se ajustan a los gustos, estilo y presupuesto de la boda, pero ello no implica que éstos se adapten al 100% de las necesidades. Si encaja al 100%, ¡perfecto! pero no siempre es así y la organizadora será quien asesorará a los novios según su experiencia a tomar la mejor decisión. 

Ejemplo: los novios buscan un pequeño hotel  en exclusividad con  unas10 habitaciones, en Mallorca, con vistas al mar, donde puedan hacer una boda informal en la piscina, en temporada alta y tener música al exterior hasta el fin de la fiesta y que se adapte a su presupuesto. 

¿Quieres saber más?

Te dejamos este vídeo, donde Vanesa te explica muy bien el trabajo real de una wedding planner.


Vanesa y Neus

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