Muchas veces se puede confundir nuestro trabajo, una wedding planner NO está para encender las velas o colocar mil cosas, una wedding planner está para coordinar que todo se haga en el momento que toca y por supuesto resolver los inconvenientes que puedan surgir.
La organizadora puede poner parte de su equipo a hacer diferentes tareas necesarias: poner los nombres en las mesas, encender las velas, colocar las chuches que han comprado los novios, pero al no estar dentro de sus funciones lo más normal es que cobre por esa persona extra.
La wedding planner tiene que repasar con cada uno de los proveedores sus tareas y tiempos e avisarles si hay cambios, pero también tiene que confiar en la profesionalidad de los proveedores. Es decir, dejar que sean ellos quienes gestiones sus equipos. Por ejemplo, como wedding planner no puedo “controlar” todo lo que pasa, ya sea con los proveedores como con los invitados. No puedo ir detrás del fotógrafo para ver si ha hecho todas y cada una de las fotos importantes, para eso se le pasa una ficha una semana antes y se repasa junto a él. Tampoco puedo estar pendiente de todos los platos que salen de cocina, pues ese es el trabajo del maitre.
La wedding planner tiene que marcar los tiempos y por eso es tan importante que ella SI conozca las sorpresas que pueden haber para los novios, en caso contrario es posible que haya modificaciones innecesarios en el timing. Además, si sabe estas cosas con antelación puede ayudar a los invitados a hacerlo todo más fácil, pero si no lo sabe es posible que el día de la boda no pueda ofrecerles todo lo que necesitan.
Y por último, como decíamos al principio, la wedding planner tiene que ofrecer aquellos proveedores que más se ajustan a los gustos, estilo y presupuesto de la boda, pero ello no implica que éstos se adapten al 100% de las necesidades. Si encaja al 100%, ¡perfecto! pero no siempre es así y la organizadora será quien asesorará a los novios según su experiencia a tomar la mejor decisión.
Ejemplo: los novios buscan un pequeño hotel en exclusividad con unas10 habitaciones, en Mallorca, con vistas al mar, donde puedan hacer una boda informal en la piscina, en temporada alta y tener música al exterior hasta el fin de la fiesta y que se adapte a su presupuesto.